出張や旅行で新幹線を利用する際、会社への経費精算や確定申告のために「領収書」が必要になることがあります。
しかし、領収書の取得方法や記載内容によっては、経費精算や税務申告で認められない場合があるため、正しく取得することが重要です。
また、購入方法によって領収書の発行手順が異なるため、事前に確認しておくことが望ましいでしょう。
今回は、新幹線の領収書の宛名について詳しく解説し、正しく経費処理を行うためのポイントを紹介します。
新幹線の領収書に記載できる宛名
新幹線の領収書の宛名には、以下のような記載が可能です。
- 会社名：「〇〇株式会社」「〇〇商事」など
- 個人名：「山田 太郎」「鈴木 花子」など
- 上様：「上様」でも発行可能ですが、経費精算では認められないことが多い
- 団体名：「〇〇協会」「〇〇組合」など、法人格を持つ団体名も可
- 部署名付きの会社名：「〇〇株式会社 経理部」なども可能だが、正式な会社名が望ましい
会社で経費精算を行う場合は、正式な会社名を記載するのが一般的です。
特に、社内規則によって「上様」の領収書が認められないケースが多いため、事前に確認しておくことをおすすめします。
また、個人事業主の場合は、個人名のほかに屋号（例：「〇〇商店」「〇〇デザイン事務所」など）を記載することも可能です。
税務申告の際にスムーズに処理できるよう、正しい宛名を指定することが大切です。
新幹線の領収書の発行方法
新幹線の領収書は、購入方法によって取得方法が異なります。
適切な方法を知っておくことで、スムーズに領収書を取得し、経費精算や税務処理を円滑に進めることができます。
① 駅の券売機・みどりの窓口で購入した場合
- 券売機で購入時に「領収書」ボタンを押し、宛名を入力して発行
- みどりの窓口では、購入時に「領収書をください」と伝えれば発行
- 指定席券売機の場合、一部の駅では領収書発行機能がないことがあるため、事前に確認が必要
- 支払い方法によっては、発行手続きが異なる場合があるので注意
② スマートEX・e5489などのオンライン予約
- 会員ページにログインし、領収書をダウンロード
- スマートEXでは「領収書（利用証明書）」として発行される
- 一部の法人向けサービスでは、経理担当者が一括して領収書を管理・発行できる機能がある
- オンライン予約の場合、領収書の発行期限が設定されていることが多いため、早めに取得するのが望ましい
③ モバイルSuicaやICカードでの支払い
- モバイルSuicaを使用した場合、専用アプリから利用履歴を確認し、経費精算用のデータを取得可能
- SuicaやICOCAなどのICカード決済では、駅の窓口で利用証明書を発行してもらえることもある
- 一部の企業では、ICカードの履歴を領収書の代わりとして認めるケースもあるため、経理規定を事前にチェックしておくとよい
領収書発行時の注意点
① 宛名なし（空欄）は不可
新幹線の領収書は、宛名を記載しない状態では発行できません。
必ず宛名を指定しましょう。特に会社で経費精算を行う場合、会社名を正しく記載する必要があります。
間違った宛名では経理で認められない可能性があるため、事前に確認しておくことが大切です。
また、領収書の発行時に手書きで宛名を記入する場合もあります。
その際は、読みにくい字にならないように注意し、正式な社名や個人名を明確に記載しましょう。
② 再発行は基本的に不可
新幹線の領収書は、原則として再発行できません。
領収書が必要な場合は、購入時に忘れずに発行しましょう。
特に、オンライン予約やICカード決済を利用した場合、発行手続きを後回しにすると期限を過ぎてしまい、領収書を取得できないことがあります。
一部のクレジットカード会社では、利用明細を証明書として使用できるケースもありますが、会社の経費精算ルールによっては認められない場合もあるため、事前に確認しておくことが重要です。
③ クレジットカード明細も併用可能
会社によっては、領収書がなくてもクレジットカードの利用明細書で経費精算が可能な場合があります。
クレジットカード明細には、支払い日時や金額が記載されているため、領収書の代替資料として利用できるケースがあります。
しかし、会社の規定によっては、領収書の提出が必須とされることもあります。
そのため、領収書とクレジットカード明細を併用する形で提出するのが最も確実です。
また、ICカード決済の場合は利用履歴のスクリーンショットを保存し、証明書として提出することも考えられます。
領収書の管理は、経費処理や確定申告において重要なポイントとなりますので、発行のタイミングや取得方法に注意し、確実に保管しておくことが大切です。
まとめ
新幹線の領収書を発行する際は、宛名の記載方法に注意し、購入時に必ず発行するようにしましょう。
特に、経費精算を行う場合は、会社名を正確に記載することが重要です。
また、購入方法によって領収書の取得方法が異なるため、駅で購入する場合とオンライン予約を利用する場合、それぞれの方法を事前に確認しておくと安心です。
さらに、領収書の再発行が基本的にできない点を考慮し、購入直後に必ず内容を確認し、正しく発行されているかチェックすることが大切です。
ICカードやモバイル決済を利用する場合は、利用履歴の取得方法を把握しておくと、万が一領収書を発行し忘れた際に役立ちます。
クレジットカードでの決済履歴やICカードの利用証明書が、会社や税務申告での証明書類として認められるケースもあります。
領収書を取得し忘れた場合の代替手段についても事前に確認しておくと、スムーズな経費処理が可能になります。
出張や旅行で新幹線を利用する際には、ぜひこの情報を活用し、適切な経費管理を行いましょう！
